همه چیز درباره تجهیز سالن همایش؛ از طراحی تا اجرا

تجهیز سالن همایش دیگر مثل گذشته کاری سخت و دشوار نیست. شما می‌توانید با طی کردن چند مرحله، سالن همایش خود را تجهیز کنید. تجهیزات صوتی و تصویری، از مهم‌ترین سیستم‌هایی هستند که برای این کار به آن‌ها نیاز دارید. اما در کنار آن باید مواردی مثل نورپردازی سالن همایش، مبلمان و صندلی‌ها و البته سیستم تهویه و سرمایش-گرمایش را نیز در نظر بگیرید. بعد از این‌که برنامه‌ریزی دقیقی برای تجهیز این سالن‌ها انجام دادید، زمان آن می‌رسد که امکانات و سیستم‌های موردنیاز را بخرید.

بعد از خرید، کافی است به کمک یک متخصص، اقدام به نصب تمامی این تجهیزات کنید. اگر شما هم قصد دارید با این سیستم‌ها آشنا شده و راهنمای کاملی را برای استفاده از آن‌ها دریافت کنید، با ما در ادامه این مطلب همراه باشید.

مراحل اصلی تجهیز سالن همایش

برای تجهیز سالن همایش، باید چند مرحله کلیدی و مهم را دنبال کنید. در جدول زیر، این مراحل را به طور کامل توضیح داده‌ایم:

انواع سیستم صوتی مورد نیاز در سالن همایش

سیستم صوتی، یکی از مهم‌ترین سیستم‌هایی است که برای تجهیز سالن همایش به آن نیاز دارید. سیستم صوتی مناسب برای سالن همایش، انواع مختلفی دارد. در ادامه، لیستی از انواع این سیستم صوتی را به شما ارائه می‌دهیم:

• سیستم صوتی اصلی: شامل اسپیکر سقفی یا ایستاده، آمپلی فایر و میکسر صدا
• سیستم میکروفن‌ها: شامل میکروفن‌های دستی، یقه‌ای، رومیزی و بی‌سیم می‌شوند. برای خرید بهترین میکروفن رومیزی می‌توانید از سایت اکوپلاس کمک بگیرید.
• سیستم مانیتورینگ صحنه: از اسپیکرهای مانیتور و میکسرهای جداگانه برای کنترل صدا روی سن تشکیل می‌شود.
• سیستم صوتی جانبی یا محیطی: برای سالن‌های بزرگ ضروری است. اسپیکرهای جانبی معمولا صدا را تکرار می‌کنند و در قسمت پشتی سالن نصب می‌شوند.
• سیستم ضبط و پخش صدا: وظیفه ضبط سخنرانی‌ها را دارد. شامل رکوردر دیجیتال، کارت صدا، سیستم پخش و کنترل صدا می‌شود.
• سیستم‌های کمکی و جانبی: از جمله آن‌ها می‌توانیم میکروفن‌های کنفرانسی، سیستم‌های ترجمه همزمان و اکولایزر را نام ببریم. این سیستم‌ها، برای تجهیز سالن کنفرانس صوتی تصویری کاربرد زیادی دارند.

 نورپردازی سالن همایش

یکی از مهم‌ترین مراحل تجهیز سالن همایش مربوط به نورپردازی سالن است. نورپردازی عمومی سالن، باید برای دید مخاطب مناسب باشد و از خسته شدن چشم جلوگیری کند. برای نور سن و نمایش، می‌توانید از Spotlight یا نورهای رنگی استفاده کنید. نورهای تزئینی سالن همایش، باید با تم همایش هماهنگ بوده و فضایی دلنشین را به وجود بیاورند. سیستم‌های دیمر برای کنترل نور و کنترل مرکزی نورپردازی سالن همایش، بهترین گزینه هستند.

سیستم تصویری و نمایش

پروژکتور، مهم‌ترین سیستم تصویری است که در سالن همایش به آن نیاز دارید. البته می‌توانید از ال ای دی وال هم استفاده کنید. هر دو این تجهیزات، باید کیفیت مناسب براساس ابعاد سالن را داشته باشند. شما همچنین می‌توانید از نمایشگرهای جانبی برای کسانی که فاصله زیادی تا سن دارند هم استفاده کنید. اگر نیاز به لایو استریم در سالن همایش دارید، بهتر است تجهیزات ضبط و پخش ویدئو را هم آماده کنید. در نهایت، کابل‌کشی برق و شبکه، از دیگر اجزای مهم در تجهیز سالن های همایش به شمار می‌آیند که بهتر است نصب و اجرای آن را به یک متخصص واگذار کنید.

مبلمان و صندلی سالن همایش

مبلمان و صندلی‌هایی که برای تجهیز سالن همایش از آن استفاده می‌کنید، باید کاملا راحت، مقاوم و قابل جابه‌جایی باشد. به این ترتیب، در صورت نیاز می‌توانید خیلی راحت آن‌ها را به جای دیگری منتقل کنید. برای مبلمان و صندلی سالن همایش، بهتر است نکات زیر را هم در نظر بگیرید:

• میز و صندلی پنل‌ها را در محل برگزاری جلسات پرسش و پاسخ قرار دهید.
• حتما مبلمان جانبی را نیز تهیه کنید. برای مثال، میز پذیرش، میز کنترل صدا و نور و جایگاه پذیرایی، از جمله مهم‌ترین این مبلمان جانبی هستند.
• بهتر است فضایی مناسب را برای افرادی که محدودیت حرکتی دارند هم آماده کنید.

سیستم تهویه و سرمایش-گرمایش

یکی از مهم‌ترین اجزا و تجهیزات موردنیاز در سالن همایش، سیستم تهویه و سرمایش-گرمایش است. سیستم تهویه سالن همایش، باید براساس ظرفیت سالن تعیین شود. علاوه بر این تعداد شرکت‌کنندگان در همایش هم روی این موضوع تاثیرگذار است. از سوی دیگر، حتما باید برق پشتیبان و سیستم UPS را برای جلوگیری از بروز مشکل در خاموشی ناگهانی فراهم کنید. در فصل‌های گرم سال، حتما سیستم سرمایش حرفه‌ای و در فصل‌های سرد سال نیز سیستم سرمایش مناسب را تهیه کنید.

هزینه‌های تجهیز سالن همایش

به طور کلی، هزینه‌های تجهیز سالن همایش به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شود. دسته اول، هزینه‌هایی است که باید برای خرید تجهیزات بپردازید. مثلا خرید یا  اجاره تجهیزات صوتی، تصویری، نورپردازی و تهویه، قطعا بخش عمده‌ای از هزینه‌های شما را تشکیل می‌دهد. برای خرید این تجهیزات، بهتر است فروشگاه‌های معتبر را انتخاب کنید. به این ترتیب، هم می‌توانید نسبت به کیفیت تجهیزات و هم نسبت به مناسب بودن قیمت آن‌ها مطمئن باشید.

در بخش دوم، باید هزینه‌های مربوط به نصب و اجرای تجهیزات را در نظر بگیرید. برای مثال، در هنگام نصب تجهیزات صوتی، باید بدانید که هزینه نصب اسپیکر سقفی روکار، بالاتر از هزینه نصب اسپیکرهای توکار است. همین تفاوت قیمت و هزینه‌ها، در تجهیزات نورپردازی و تصویری هم قابل مشاهده است. به همین علت، بهتر است قبل از نصب، برآورد دقیقی از هزینه‌های خود داشته باشید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا براساس بودجه خود، تجهیزات موردنیاز را خرید و نصب کنید.

مزایای استفاده از تجهیزات مدرن در سالن‌های همایش

تجهیز سالن همایش با استفاده از امکانات و تجهیزات مدرن، می‌تواند مزایای متعددی را برایتان به همراه داشته باشد. از جمله مهم‌ترین این مزایا، می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• با تجهیزات صوتی مدرن، می‌توانید کیفیت صدا در محیط را بالا ببرید. به این ترتیب، حاضران، می‌توانند در هر نقطه، صدای باکیفیتی دریافت کنند.
• سیستم‌های تصویری پیشرفته مثل پروژکتورهای با رزولوشن بالا، می‌توانند کیفیت تصویر محیط را هم بهبود دهند.
• تجهیزات مدرن نور و صدا که قابلیت کنترل دارند، انعطاف‌پذیری شما در مدیریت همایش را به میزان زیادی بالا می‌برند.
• معمولا تجهیزات مدرن، از امکاناتی نظیر لایو استریم، ضبط ویدئو و سیستم‌های ترجمه همزمان پشتیبانی می‌کنند. استفاده از آن‌ها به بهبود کیفیت همایش‌های شما کمک می‌کند.
• تجهیزات مدرن، می‌توانند به صرفه‌جویی در زمان کمک کرده و البته هزینه‌های عملیاتی را هم تا حد زیادی کاهش دهند.
• هرچه از امکانات مدرن‌تری در سالن همایش استفاده کنید، جذابیت مراسم برای مخاطب بیشتر می‌شود. همین موضوع نیز به طور مستقیم روی تجربه مخاطب تاثیر می‌گذارد.
• در نهایت، امکانات مدرن معمولا ایمنی بالاتری داشته و قابلیت اطمینان بیشتری هم دارند.

سخن پایانی

همانطور که گفتیم، سیستم‌های صوتی، از مهم‌ترین امکانات برای تجهیز سالن همایش به شمار می‌آیند. داشتن سیستم صوتی باکیفیت، تاثیر زیادی روی تجربه مخاطب می‌گذارد. به همین علت، بهتر است این سیستم‌ها را از فروشگاه‌های معتبر بخرید. فروشگاه تجهیزات صوتی اکوپلاس، یکی از معتبرترین فروشگاه‌های ایران در این زمینه است. در سایت ما، می‌توانید با انواع سیستم‌های صوتی مخصوص سالن همایش آشنا شده و اطلاعاتی را درباره ویژگی‌ها و مشخصات فنی آن‌ها به دست بیاورید. علاوه بر این، می‌توانید تجهیزات صوتی اورجینال را با قیمتی مناسب از اکوپلاس بخرید.